Datenschutz

1.1. Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Verarbeitung ist die HHU, eine vom Land NRW getragene, rechtsfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch die Rektorin Prof. Dr. Anja Steinbeck vertreten.

1.2. Ansprechpartner:in für die Webanwendung

Dr. Tobias Jores
Institut für Synthetische Biologie
Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
Universitätsstr. 1
40225 Düsseldorf

1.3. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten

Die behördliche Datenschutzbeauftragte der HHU erreichen Sie postalisch unter oben angegebener Adresse des Verantwortlichen oder wie folgt:

2.1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei jedem Zugriff auf Inhalte der Webanwendung werden vorübergehend technische Daten verarbeitet, die möglicherweise eine Identifizierung zulassen. Dies kann insbesondere durch den Webserver, einen Reverse Proxy, Systemlogs oder vergleichbare technische Komponenten erfolgen.

Folgende Daten können hierbei verarbeitet werden:

• Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version,
• das verwendete Betriebssystem,
• die IP-Adresse der Nutzerin/des Nutzers,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• Websites, von denen der Aufruf einer Seite unseres Internetauftritts erfolgt,
• Websites, die über unsere Website aufgerufen werden.

2.2. Zwecke der Datenverarbeitung

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Inhalte an den Rechner der Nutzenden zu ermöglichen. Die Speicherung technischer Daten erfolgt außerdem zur Optimierung der Webanwendung sowie zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit und Sicherheit der Webanwendung.

2.3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DS-GVO i.V.m. § 3 HG NRW sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO i.V.m. Art. 32 Abs. 1 lit. d DS-GVO.

2.4. Dauer der Speicherung

Die Daten, die für die Auslieferung der Inhalte erforderlich sind, werden gelöscht, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist. Konkrete Speicherdauern für Webserver-/Reverse-Proxy-Logs sind abhängig von der produktiven Serverkonfiguration und müssen vor Veröffentlichung geprüft und ergänzt werden.

3.1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

PETAL verwendet im Browser die lokale Speicherung (localStorage), um die gewählte Darstellung der Oberfläche zu speichern:

3.2. Zwecke der Datenverarbeitung

Die lokale Speicherung der Theme-Auswahl dient ausschließlich dazu, die zuletzt gewählte Darstellung der Webanwendung beim nächsten Seitenaufruf wiederherzustellen. Diese Information wird nicht automatisch mit jeder Anfrage an den Server übertragen.

3.3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Soweit die lokale Speicherung für die Bedienbarkeit der Webanwendung erforderlich ist, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DS-GVO i.V.m. § 3 Abs. 1 DSG NRW i.V.m. § 3 HG NRW sowie § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Bitte juristisch prüfen, ob diese Einordnung für die finale Produktivumgebung zutrifft.

3.4. Dauer der Speicherung

Der Eintrag im localStorage bleibt im Browser gespeichert, bis er durch die Nutzerin/den Nutzer oder durch Browserfunktionen gelöscht wird. Über die Browsereinstellungen kann die lokale Speicherung deaktiviert oder gelöscht werden.

4.1. Zwecke, Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei der Kontaktaufnahme, z.B. per E-Mail oder Telefon, werden die Angaben der anfragenden Personen verarbeitet, soweit dies zur Beantwortung der Kontaktanfragen und etwaiger angefragter Maßnahmen erforderlich ist. Bei einer Kontaktaufnahme über eine bereitgestellte E-Mail-Adresse werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten gespeichert. Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet.

4.2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge der Übersendung einer E-Mail übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DS-GVO i.V.m. § 3 Abs. 1 DSG NRW i.V.m. § 3 HG NRW. In Einzelfällen, in denen es nicht um die Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben geht, ist eine Einwilligung der Nutzerin oder des Nutzers gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO die Rechtsgrundlage.

4.3. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für personenbezogene Daten, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

5.1. Zwecke, Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

PETAL verarbeitet Eingaben, die Nutzerinnen und Nutzer selbst in die Webanwendung eintragen oder als Datei hochladen. Die eingegebenen DNA-Sequenzen und Sequenznamen sind für sich regelmäßig keine personenbezogenen Daten. Sie können jedoch personenbezogene Daten enthalten, wenn Nutzerinnen oder Nutzer solche Informationen in Sequenznamen, Jobnamen, Freitextfeldern oder Dateien eintragen.

Im Rahmen der PETAL-Nutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• hochgeladene oder eingefügte FASTA-/DNA-Sequenzen und Sequenznamen,
• optionale Jobnamen,
• ausgewähltes PETAL-Modell, Aufgabe und Parameter, z.B. Prediction, DeepLIFT, Evolve, Bedingungen, Stride, Replication Factor, Evolutionsziele und Rundenzahl,
• hochgeladene PETAL-Ergebnistabellen im TSV-Format zur Plot-Erzeugung,
• ausgewählte Sequenznamen, Spalten/Bedingungen und Plot-Parameter wie Positionsbereiche,
• generierte Ergebnisdateien, insbesondere TSV-Dateien, Plot-PNGs und Plot-PDFs,
• technische Jobdaten wie Job-ID, Status, Warteschlangenposition, Start-/Endzeitpunkte, Laufzeit, Ergebnis-Token, Dateiname und Downloadpfad,
• optionale E-Mail-Adresse für die Benachrichtigung über fertige Jobs.

Die Daten werden direkt von den Nutzerinnen und Nutzern erhoben. Sie werden verwendet, um die gewünschten PETAL-Analysen auszuführen, Jobs in einer Warteschlange zu verwalten, Ergebnisse bereitzustellen, Downloads zu ermöglichen, Plots zu erzeugen und – sofern ausdrücklich gewünscht – per E-Mail über fertige Ergebnisse zu benachrichtigen.

5.2. Optionale E-Mail-Benachrichtigung

Die Angabe einer E-Mail-Adresse ist optional. Wird keine E-Mail-Adresse eingetragen, erfolgt keine E-Mail-Benachrichtigung. Wird eine E-Mail-Adresse eingetragen, ist eine Zustimmung zu den Datenschutzhinweisen erforderlich. Die E-Mail-Adresse wird verwendet, um nach Abschluss eines Jobs einen Ergebnislink zu versenden. Ergebnisdateien werden nach aktuellem Stand nicht als Anhang versendet.

In der vorliegenden Implementierung wird die rohe E-Mail-Adresse nicht in den längerfristigen Job-Metadaten gespeichert. Sie befindet sich während der Jobausführung in den temporären Payload-Daten und wird nach erfolgreichem Abschluss oder Fehlerstatus aus der Jobdatenbank entfernt.

5.3. Empfänger und Weitergabe

Eine Weitergabe an Dritte ist nicht vorgesehen.

5.4. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Bereitstellung und Nutzung der PETAL-Werkzeuge ist Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DS-GVO i.V.m. § 3 Abs. 1 DSG NRW i.V.m. § 3 HG NRW. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen der Aufgabenerfüllung der Universität in Forschung, Lehre und wissenschaftlicher Infrastruktur. Die optionale E-Mail-Benachrichtigung beruht auf der Einwilligung der Nutzerin oder des Nutzers gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO.

5.5. Dauer der Speicherung

Ergebnisdateien in der PETAL-Anwendung sind nach aktuellem Stand für bis zu fünf Tage vorgesehen. Zusätzlich ist in der laufenden Serverinstanz eine Begrenzung auf bis zu fünf Downloads pro Ergebnis-Token vorgesehen. Plotdateien werden ebenfalls nur zeitlich begrenzt vorgehalten.

Temporäre TSV-Dateien, die zur Plot-Erzeugung erzeugt werden, werden nach der Plot-Erstellung wieder gelöscht. Payload-Daten in der Jobdatenbank werden nach erfolgreichem Abschluss oder Fehlerstatus eines Jobs gelöscht.